舉行會(huì)議活動(dòng)策劃或會(huì)展策劃展覽必須要印刷一些宣傳品及會(huì)議資料，它有告知會(huì)議的信息以及會(huì)議期間提供與會(huì)者開(kāi)會(huì)所需的相關(guān)資料之用。甚至也可以在會(huì)后留存建檔、參考使用。

 (一)  印刷項(xiàng)目

  會(huì)前有大會(huì)專(zhuān)用信封、信紙、宣傳品(包括海報(bào)、會(huì)議通知)、報(bào)名表等。會(huì)議期間有大會(huì)議程手冊(cè)，其他如名牌、與會(huì)券或參觀券、邀請(qǐng)卡、餐券等，再就是論文集、講稿和與會(huì)者名冊(cè)等。

  依照會(huì)議規(guī)模及大會(huì)預(yù)算，以上有些項(xiàng)目可調(diào)整增減，例如，如果沒(méi)有很多經(jīng)費(fèi)可以不用印制信封信紙;如果籌備時(shí)間長(zhǎng)而且經(jīng)費(fèi)足夠，主辦單位可印制第二次或第三次會(huì)議通知，用以提醒參加人員并加強(qiáng)宣傳。

  (二)會(huì)前使用的印刷品

  會(huì)前的準(zhǔn)備工作需要用到很多的印刷品，來(lái)可以塑 造大會(huì)形象，二來(lái)可以同時(shí)開(kāi)展宣傳工作。

  1.信封、信紙  先請(qǐng)一家合作良好的印刷設(shè)計(jì)公司設(shè)計(jì)符合大會(huì)主題的CIS (大會(huì)識(shí)別系統(tǒng)，包括大會(huì)標(biāo)識(shí)、字體、色系等)，依照這個(gè)CIS去延伸設(shè)計(jì)其他相關(guān)印刷品，如此不但所有大會(huì)的印刷品都有一致的整體感， 甚至大會(huì)會(huì)場(chǎng)布置物，如指示海報(bào)等也可使用這個(gè)CIS.加強(qiáng)與會(huì)人員印象。統(tǒng)一的形象設(shè)計(jì)使大會(huì)顯得規(guī)范、莊嚴(yán)、有序。

  接著，可以設(shè)計(jì)大會(huì)信封、信紙，雖然現(xiàn)在大多利用電子郵件聯(lián)絡(luò)相關(guān)事務(wù)，但是有些正式函件或報(bào)告仍然使用大會(huì)信函。

  2.宣傳品  需要印制的宣傳品包括海報(bào)、會(huì)議通知(宣傳冊(cè)子)。如果是展覽則更要復(fù)雜得多，包括展品介紹、公司介紹、項(xiàng)目介紹等相當(dāng)多的資料。比如房展，要有樓盤(pán)的介紹資料、開(kāi)發(fā)商的資料等等;車(chē)展，則要有車(chē)的性能指標(biāo)等的介紹性文字和大的宣傳海報(bào)及公司的宣傳冊(cè)子。

 (三)印刷設(shè)計(jì)與制作

  1.封面(海報(bào)、會(huì)議通知)

  會(huì)議名稱(chēng)、徽標(biāo)

  日期和地點(diǎn)

  主辦單位

  摘要(包括內(nèi)容與主題)

  大會(huì)標(biāo)語(yǔ)

  2.內(nèi)容(會(huì)議通知)  詳細(xì)敘述會(huì)議內(nèi)容，特別是強(qiáng)調(diào)重要的演講人及講題，并對(duì)演講人和講解詳細(xì)介紹，以鼓勵(lì)大家參加。主題要醒目，要讓讀者信服這個(gè)會(huì)議是有價(jià)值的，以引起回響。大致內(nèi)容有:時(shí)間、日期和地點(diǎn);會(huì)議名稱(chēng);主辦單位及協(xié)辦單位;大會(huì)籌備委員會(huì)名單及秘書(shū)處;主題;會(huì)議邀請(qǐng)函;暫定會(huì)議日程表;演講人名字、職稱(chēng);會(huì)場(chǎng)簡(jiǎn)介;報(bào)名費(fèi)用;報(bào)名表;住宿資料;活動(dòng)和相關(guān)旅游資料;特別活動(dòng)等。

3.設(shè)計(jì)大會(huì)宣傳手冊(cè) 設(shè)計(jì)一份實(shí)用又美觀的會(huì)議通知，除了可以吸引注意，還可以讓與會(huì)者留存。