(一)印發(fā)資料

  印發(fā)宣傳資料是展覽物資管理工作的組成部分，同時也是展臺貿(mào)易工作的組成部分，對展出效果有直接影響。宣傳資料主要用于展覽會之前向目標觀眾和新聞界寄發(fā)，以及展覽會期間在展臺上散發(fā)。宣傳資料在展覽會之前、之中、之后都有重要的作用。

 1.展覽會資料  展出者在準備編印宣傳資料之前，可以先了解展覽會組織者已安排或?qū)�安排編印哪些資料，以避免重復(fù)，以充分利用展覽會的宣傳資料。

  對展出者而言，展覽會資料中最重要的可能是展覽會目錄。正規(guī)的展覽會都會印制展覽會目錄。展覽會目錄是展覽會的綜合介紹，內(nèi)容包括展覽會性質(zhì)、目的、內(nèi)容、規(guī)模特點、展出者情況(包括名稱、地址、展臺負責(zé)人姓名、展品、當?shù)卮�理名稱、地址、展出目的等)、場地平面圖、組織者有關(guān)情況、展出者和展品的分類檢索等。專業(yè)觀眾大都會購買此目錄。目錄對參觀者有兩個主要作用:一是在展覽會前作為參觀指南，很多觀眾習(xí)債于先在閱目錄再決定參觀路線和展臺:二是在展覽會后作為備在資料，這一個作用最為重要，展覽會目錄的壽命比展覽會長，因此不要輕視目錄。但是面向廣大消費者的消費品展覽會的目錄價值并不很大，如果免費刊登展出者情況，展出者可以利用，如果收費則可以放棄。

  會展策劃公司展出者可以利用的展覽會資料還有展覽會海報、參觀者手冊、航郵手冊、張貼、展覽會明信片、不干膠標志、場地圖、人場券等�！逗洁]手冊》與《參觀者手冊》內(nèi)容、尺寸相同，使用輕、薄紙印制，適宜郵寄。這些資料多留有空白處，展出者可以在這些宣傳資料.上加印自己的標識，  比如公司商標、公司名稱和地址、展館號、展臺號、電話號碼等，再寄給自己的客戶。

  2.展出者資料  展出者需要編印一些自己的宣傳資料。基本資料有展臺小冊子、公司介紹、產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品介紹、價格單等。

  展臺小冊子是展出者的主要資料。展臺小冊子封面應(yīng)標明展覽會名稱、日期、地點以及展臺和展館的位置、號碼。小冊子內(nèi)容包括展覽會概況、展覽會活動安排、展臺情況(包括規(guī)模、目的、性質(zhì)、組織者、參展者、地址、展品情況照片、展臺人員姓名、展出地代理名稱、地址)等，小冊子封底可以有標明展臺位置的場地平面圖、標明展館位置的交通圖等。展覽小冊子主要用于直接發(fā)函和展臺散發(fā)。公司介紹、產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品介紹、價格單等可以利用公司現(xiàn)有資料，也可以專門編印，根據(jù)需要和條件安排。

  如果是集體展出，集體展出組織者應(yīng)編印宣傳資料，每個參展者也應(yīng)編印自己的宣傳資料。組織者要指導(dǎo)參展者作好宣傳資料編印工作，向參展者提供技術(shù)指導(dǎo)和支持，并可規(guī)定一些統(tǒng)一的要求。

  3.資料編印  宣傳資料具有廣告作用，為了給潛在客戶和新聞界留下良好的和深刻的印象，要強調(diào)質(zhì)量精良。安料編印環(huán)節(jié)多、周期長，因此要制定資料編印計劃。首先要 確定資料種類、內(nèi)容、數(shù)量;其次規(guī)定統(tǒng)一的風(fēng)格、色調(diào)標志等，這樣更容易建立形象，給人印象更深。最后是制定工作日程，包括收集材料、編寫、修改、審核、文字定稿圖片定稿、翻譯、編排、制版、校對、印刷、裝訂、運輸?shù)葧r間和截止期。計劃時間可以留有一定余地，以備應(yīng)急，計劃日程要嚴格執(zhí)行。資料編印預(yù)算也要確定，如果有可能，將紙張質(zhì)量、印刷數(shù)量、色彩、格調(diào)、尺寸等細節(jié)也確定。