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        活動策劃對場地的要求

        發(fā)表于:2018/6/13 14:31:48來源:瀏覽

         開始策劃活動時,要有一個全面的活動規(guī)劃,做一張類似下面給出的表格,列出你的要求。它能幫你確立活動的基本流程,使你對活動的需求有一個整體了解。以此表格衡量你想選來舉辦活動的不同地點(diǎn),看看這些地點(diǎn)是否能滿足你所有的要求。記住,要包括設(shè)備的搬人與安裝、排練、設(shè)備的拆卸及搬出的需求,尤其是時間安排和物流方面的要求。

        設(shè)想活動的全過程,確定對相應(yīng)活動空間的要求?疾榭尚行圆㈤_始制作成本報(bào)表。要盡量做到具體詳細(xì)。如果視聽設(shè)備和舞臺搭建需要20英尺(約合6.1米)高的天花板,就應(yīng)當(dāng)在表格里寫清楚。當(dāng)然還必須包括提前布置和排練的空間。如果需要提前24 小時預(yù)訂宴會廳,以確保布置好的場地可以保留到活動當(dāng)天的話,也要列出來。活動策劃公司需要為演出人員準(zhǔn)備一間化妝室,為員工準(zhǔn)備一間辦公室或安排一個區(qū)域擺放陳列物品,一定要在著手布置時通知會場方,好讓他們?yōu)槟泐A(yù)留出合適的空間。一旦合同簽訂完畢,縮減多余空間比想方設(shè)法解決空間不足問題要容易得多。

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        為了準(zhǔn)備一份精確的預(yù)算,需要照顧到活動的方方面面,盡量把所有可能的成本都考慮在內(nèi)。在這個過程中,你會發(fā)現(xiàn)有很多不同的事項(xiàng)要計(jì)入成本,如辦理街道停車許可證、聘請下班的警務(wù)人員等,這些費(fèi)用應(yīng)列入成本中的哪一項(xiàng)以及支付這些費(fèi)用的原因要列示清楚。要不斷更新成本核算,并根據(jù)變化增減項(xiàng)目。正如前面提到的,隨時掌握開支情況是很重要的,這樣你就可以及時調(diào)整并具有足夠的資金確;顒右氐耐暾@些活動要索是實(shí)現(xiàn)公司活動目標(biāo)的必要元素?傊,合適的活動地點(diǎn)為實(shí)現(xiàn)一切設(shè)想發(fā)揮著重要的作用。

        例如,某活動想通過場景布置帶來一種暫華的感覺,使其成為在未來幾年中人們所律津樂道的活動,就像在沙漠里閃爍的星空下,由知名音樂家為客人獻(xiàn)上的專場交響樂演出。你可以讓客人在日落時分乘坐然氣球到達(dá),著陸時送上香檳。在策劃富有創(chuàng)意活動的同時,也要考慮到活動地點(diǎn)的實(shí)際成本問題,例如,萬一天氣狀況或風(fēng)力情況不適宜熱氣球飛行,就要有后備的交通工具、為不愿意乘坐熱氣球的嘉賓準(zhǔn)備的交通工具、返程的交通工具(因?yàn)闊釟馇蛟谔旌诤鬅o法飛行)、一個透明的塑料賬篷(適于天氣不好時使用)、一個烹飪帳篷、衛(wèi)生間、運(yùn)送設(shè)施到沙漠的車輛、隨時待命的醫(yī)療援助、保安、燈光設(shè)施、取暖設(shè)備、供電與備用發(fā)電機(jī)以及負(fù)責(zé)處理異常情況的監(jiān)察員等。當(dāng)把所有的費(fèi)用納人預(yù)算后,你可能會發(fā)現(xiàn)在沙漠里舉辦這樣一場特殊活動的費(fèi)用實(shí)在太高,轉(zhuǎn)而考慮其他的方案或者看看成本報(bào)表中哪里還有可以調(diào)用的資金以實(shí)現(xiàn)你最初的設(shè)想。任何情況下都要清楚地知道資金狀況,以做出明智的決定;顒硬邉澲茉敚顒訄(zhí)行按部就班,才能保證最后不出現(xiàn)“意外”。提前了解各項(xiàng)成本,才能做出明智的決定。

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